刚创业的老板们肯定遇到过这种糟心事:员工出差打车没要发票、团队聚餐买菜没拿小票、临时买办公用品用现金付了……到了月底财务一算账,“没发票的支出有2万块,不能税前扣除,得多交4000块企业所得税!” 你说心疼不心疼?
别慌!我结合10年财务经验+真实创业案例,用大白话教你5招合法解决“无发票入账”问题,看完直接照做,再也不用怕税务查账!
一、先搞懂:为啥没发票就不能入账?税务风险有多大?
1. 税务规定:没发票的支出,可能被“调增应纳税所得额”
啥意思?比如你公司今年利润100万,但有2万没发票的支出(比如买菜、打车),税务可能不认这2万是“合理成本”,要求你按102万交税(企业所得税25%,得多交5000元)。
极端情况:如果被认定为“故意隐瞒收入/虚列成本”,可能面临罚款(0.5倍-5倍税款)+滞纳金(每天万分之五)。
2. 哪些支出必须要有发票?
必须要有发票的:
买办公用品、设备、原材料(对方是公司/个体户);
员工出差的交通费、住宿费(对方是酒店、出租车公司);
团队聚餐、客户应酬(餐厅开票)。
可以没发票的(但需其他凭证):
500元以下的零星支出(比如买扫把、打车现金支付);
员工工资、针对企业社保增减员等相关服务(用工资表+银行回单入账);
违约金、赔偿金(用协议+转账记录入账)。
二、没发票的支出,怎么合法入账?5招实操指南!
方法1:用“收款凭证”代替发票(适合500元以下零星支出)
适用场景:
买办公用品(比如买50元的A4纸、30元的笔);
临时打车(现金支付20元车费);
楼下小卖部买零食(单次不超过500元)。
操作步骤:
让对方开“收款收据”(需包含:收款方名称、金额、支出项目、日期、收款人签字);
附上付款记录(微信/支付宝截图、现金支付说明);
财务按“业务招待费/办公费”入账。
案例:
我朋友的公司每月有2000元“零星支出额度”,员工买办公用品、打车超过50元就刷公司卡,50元以下现金支付后拿收据报销:
财务用“收款凭证+付款记录”入账,税务认可;
一年省下1万+的“无票支出税款”。
方法2:让员工用“个人账户”垫付,再走“报销流程”
适用场景:
员工出差打车、买饭(对方开不了发票);
团队临时聚餐(小餐厅没发票)。
操作步骤:
员工先用个人钱支付,保留付款记录(微信/支付宝截图);
回公司后填“费用报销单”(附:支出明细、收款收据、付款记录);
财务按“差旅费/业务招待费”入账,打款到员工账户(需备注“报销”)。
关键提醒:
每人每月“无票报销”额度建议不超过2000元(避免被怀疑“变相发工资”);
报销单需员工签字、部门负责人审批,财务留存3年备查。
方法3:找“替代凭证”证明支出真实性
适用场景:
买二手设备(对方是个人,开不了发票);
支付临时工劳务费(对方没营业执照)。
操作步骤:
签“书面协议”(明确金额、支出项目、双方信息);
保留转账记录(公司公户转对方账户,备注“设备采购款”);
附上对方身份证复印件(劳务费需代扣个税)。
案例:
我表哥的公司买过一台二手打印机(3000元),卖家是个人开不了发票:
签了《二手设备买卖协议》,留了卖家身份证;
公司公户转款3000元,备注“打印机采购款”;
财务按“固定资产”入账,税务检查时提供了协议+转账记录,顺利通过。
方法4:用“内部凭证”入账(适合员工福利支出)
适用场景:
给员工买生日蛋糕、节日礼品(单次不超过500元);
公司内部聚餐(AA制,公司补贴部分费用)。
操作步骤:
制作“员工福利发放表”(列明:姓名、金额、支出项目、日期);
附上购物小票(如蛋糕店收据)、付款记录;
财务按“职工福利费”入账(不超过工资总额14%的部分可税前扣除)。
案例:
我之前公司每月给员工买水果(人均50元),财务用“福利发放表+超市小票”入账:
一年支出7200元,全部税前扣除;
如果没这些凭证,这7200元得交1800元企业所得税。
方法5:提前规划,避免“无票支出”
终极建议:
优先用公司账户支付:买办公用品、打车尽量刷公司卡(对方能开票);
选能开票的供应商:比如选能开专票的餐厅合作(哪怕价格高5%,但能抵扣13%税);
用“电子发票”替代纸质票:让员工出差时选能开电子发票的酒店、打车平台(如滴滴企业版)。
三、终极避坑指南:这3个“野路子”千万别用!
误区1:“买发票抵税”(比如买1万假发票)
后果:
税务一查就露馅(发票代码、金额、对方信息全对不上);
罚款:补税+滞纳金+0.5倍-5倍罚款(比如买1万假发票,可能罚5万-25万);
刑事责任:金额超5万可能判刑(《刑法》第二百零五条)。
误区2:“用其他发票顶替”(比如用油费发票抵餐费)
后果:
税务会查“发票与业务的关联性”(比如你公司没车,却有大量油费发票);
被发现后,不仅调增应纳税所得额,还可能被认定为“偷税”(罚款+滞纳金)。
误区3:“把支出做到个人卡上”(比如用老板私户付钱)
后果:
公司账上没钱,却有大量“未分配利润”(要交20%分红税);
如果被认定为“公私不分”,可能被税务穿透(比如老板私户收公司款,按“视同销售”交增值税)。
总结:没发票的支出,怎么入账最安全?
500元以下:用“收款凭证+付款记录”入账;
员工垫付:走报销流程,留协议+转账记录;
替代凭证:签协议、留身份证、转公户;
提前规划:优先用公司账户、选能开票的供应商。
最后提醒:创业初期别为了省几百块发票钱,赔上几万块税款!财务合规不是“找麻烦”,而是“省大钱”!?